Trello est un outil collaboratif permettant la gestion de projet. Bien pensée, ergonomique et épurée, cette application devrait faire le bonheur de beaucoup d’entre vous.
Il n’existe pas d’outil miracle de gestion de projet. Nous sommes tous familiarisés avec tels ou tels types d’outils. Dans certaines organisations, les workflows imposent un process de travail millimétré, personnalisé à la structure. Il est donc peu rationnel de vouloir modifier un système de gestion de projet efficient et propre à l’entreprise. Néanmoins, pour certains projets, il peut être parfois intéressant de s’orienter vers des outils plus fluides et collaboratifs. Je vous présente ici 6 bonnes raisons d’utiliser Trello pour gérer un projet de manière simple et efficace.
1. Pour un suivi de projet simple et efficace
Centraliser les échanges, avoir des documents à jour et disponibles au même endroit, avoir une vision globale de tous les membres sur un projet permet un suivi plus efficace dans la gestion de celui-ci.
Le suivi de projets demande plus de flexibilité qu’un document ou une feuille de calcul ne peut en fournir. Par exemple, il peut être difficile de mettre à jour le statut du projet sur un document word ou une feuille excel. Par son aspect ergonomique et collaboratif, Trello propose une organisation simple et efficace de votre projet, de ses contraintes en temps et en ressources, et présente ces aspects de manière visuelle.
2. Centralisez l’ensemble des échanges de documents avec Trello
L’outil de gestion de projet Trello s’apparente à un tableau de suivi de projet. Aussi simple d’utilisation qu’une feuille de calcul, il propose une interface plus ergonomique et permet davantage de possibilités. Il offre également la possibilité de partager des feuilles de calcul, des fichiers png, pdf, ou tout autre type de document sur les cartes du tableau. Ainsi, chaque participant au projet peut suivre facilement l’évolution de celui-ci en consultant les derniers éléments mis à jour.
Une part importante du travail d’un chef de projet, est de s’assurer de transmettre les bonnes informations, au bon moment et aux bonnes personnes. L’utilisation de feuilles de calculs entrainent souvent une série de problèmes :
- Problème de droits d’accès : les membres peuvent être limités en doits d’accès et ne pas avoir connaissance de l’évolution du projet.
- Pas de notifications : le document utilisé ne génère pas de notifications lors des mises à jour ou de partages de documents. Les personnes concernées ne peuvent donc pas suivre les changements.
- Conversations par mail : les conversations se font exclusivement par mail. Il est très difficile de les associer au document ou au tableur. Dès lors, les différentes informations sur le projet se retrouvent éparpillées au travers de plusieurs chaines d’e-mails.
3. Ayez une vision globale et à jour du projet pour l’ensemble des intervenants
La grande force de Trello est son aspect collaboratif. Vous pouvez inviter n’importe quel membre à rejoindre un projet (Tableau) à l’aide de son adresse mail. Chaque personne peut intervenir sur le tableau, mettant à jour le status de ses tâches, partager les différents documents à présenter ou restituer. L’ensemble des utilisateurs est notifié régulièrement de l’avancée du projet. Celui-ci reste à jour pour tous les membres. Les différents aspects du projet sont accessibles pour tous et au même endroit, ce qui évite les décalages et pertes d’informations sur le projet.
4. Unifiez les canaux et les fils de discussions
Bien qu’il existe sur le web plusieurs outils de gestion et suivi de projet, de très nombreux projets sont encore organisés par le biais de documents et de feuilles de calcul. La communication se fait donc par mail, de manière désordonnée.
Il est difficile de réaliser un bon suivi de projet par mail, mais il est encore plus difficile de le faire à travers plusieurs fils de discussion.
Nous avons tous connu cette situation, lors de point projet, où nous nous rendons compte que les informations sont souvent obsolètes car des tâches ont été confiées à d’autres personnes sans que personne n’en informe le reste de l’équipe.
Trello permet d’unifier en un même lieu l’ensemble des discussions, et sur des tâches précises. Ainsi, l’ensemble des membres peuvent avoir accès aux différents échanges sur des tâches spécifiques.
5. Utilisez un outil ergonomique et simple d’utilisation
Trello est à la fois un outil web et une application mobile. Peu importe que vous soyez sur Mac OSX ou Windows, Androïd ou iPhone, tous les membres du projet peuvent avoir accès à l’ensemble des documents via leurs appareils respectifs.
La majorité des fonctionnalités sont disponibles en version gratuite, et de nombreuses extensions peuvent venir s’implémenter rendant Trello encore plus puissant.
6. Trello : une expérience de gestion de projet
Trello est un formidable outil qui s’adapte à de nombreux projets du plus simple au plus complexe. Il offre un moyen visuel de comprendre tous les aspects d’un projet, depuis les tâches et leurs responsables respectifs, jusqu’au status et progression de chaque élément de travail. Ses fonctionnalités le rendent très ergonomique et malléable, s’adaptant à de multiples besoins.
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